Ile kosztuje prowadzenie spółki z o.o.?

Całkowite koszty prowadzenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zależą od wielu czynników, ściśle uwarunkowanych szczegółowymi zależnościami indywidualnego przypadku, takich jak: rodzaj prowadzonej działalności, wielkość spółki, wyboru księgowości czy obsługi prawno-podatkowej. Można jednak wyodrębnić pewne koszty ogólne, które każdy, kto wykonuje w tej formie działalność gospodarczą, będzie musiał ponieść.

Jakie są koszty prowadzenia spółki z o.o.?

Koszty prowadzenia spółki z o.o. można podzielić na dwie zasadnicze grupy:

• związane z jej założeniem,
• wynikające z bieżącej działalności.

Koszty związane z założeniem spółki z o.o.

Koszty związane z założeniem spółki z o.o. zależne są od tego, czy dokonywane jest to w systemie S24, a więc przez Internet czy drogą tradycyjną, czyli przy udziale notariusza.

W każdym przypadku konieczne jest zagwarantowanie przez wspólników odpowiedniej sumy na pokrycie kapitału zakładowego, którego minimalna wysokość wynosi 5000 zł.

Przy zakładaniu spółki poprzez system S24 niezbędne jest poniesienie odpowiedniej opłaty za wpis do Krajowego Rejestru Sądowego. Rejestracja spółki z o.o. wymaga uiszczenia kwoty 350 zł, z  czego 250 zł wynosi opłata za wpis do KRS, a 100 zł to koszt odpowiedniego ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Jeżeli wspólnicy zdecydują się założyć spółkę z o.o. w sposób tradycyjny (zawierając umowę spółki w formie aktu notarialnego) poniosą z tego tytułu nieco większe wydatki. W tym bowiem przypadku opłata za wpis do KRS wynosi łącznie 600 zł, w tym 500 zł za wpis do KRS oraz 100 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Oprócz tego konieczne jest także uiszczenie taksy notarialnej za sporządzenie umowy spółki z o.o., której wysokość zależy od wysokości jej kapitału zakładowego spółki i jest regulowana rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca 2004 r. w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej (j.t. Dz. U. Z 2020 r., poz. 1473 z późn. zm.). Jest ona obliczana na podstawie tabeli stawek i wynosi na ogół od 160,00 do 1.500,00 zł. Do tego należy doliczyć koszt wydania wypisów aktu notarialnego. Przeciętny koszt aktu notarialnego umowy spółki, przy minimalnym kapitale zakładowym wynosi ok. 900,00 zł.

Koszty związane z bieżącą działalnością spółki z o.o.

Koszty związane z bieżącą działalności spółki z o.o. mogą być bardzo różnorodne, w zależności od rozmachu przedsięwzięcia i jego potrzeb. Do najważniejszych z nich należą wydatki ponoszone na:

• obsługę księgową,
• obsługę prawną i podatkową,
• modyfikacje umowy spółki oraz wpisów zmian w KRS,
• zapłatę podatków,
• potrzeby administracyjne.

Obsługa księgowa

Zgodnie z obowiązującymi przepisami każda spółka z o.o. jest zobowiązana do prowadzenia tzw. pełnej księgowości w postaci ksiąg handlowych, w których precyzyjnie odzwierciedla się wszystkie transakcje finansowe podejmowane w danym przedsiębiorstwie, co daje pełny obraz jego kondycji ekonomicznej. Na ogół zatrudnia się do tego odpowiednie biuro rachunkowe. Oczywiście kwota wynagrodzenia z tego tytułu zależy całkowicie od swobodnej woli stron, które ustalają ją w drodze negocjacji, jednak wskazać trzeba, ze w przypadku niewielkiej spółki, niewymagającej „przerobienia” zbyt dużej liczby dokumentacji oscyluje ono wokół kwoty 800,00 zł miesięcznie. Dodatkowo uwzględnić należy wynagrodzenie księgowości za sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych.

Obsługa prawna i podatkowa

Te same zasady obowiązuję w zakresie obsługi prawnej i podatkowej – strony indywidualnie ustalają wysokość wynagrodzenia doradcy podatkowego oraz radcy prawnego.

Modyfikacje umowy spółki oraz wpisów zmian w KRS

Każdorazowa zmiana umowy spółki wymaga sporządzenia protokołu zgromadzenia wspólników  obejmującego uchwałę w tym przedmiocie. Może to zostać dokonane w systemie S24 lub w drodze aktu notarialnego.

Koszt sporządzenia aktu notarialnego zależny będzie od charakteru dokonywanej zmiany umowy spółki. Opłata za zgłoszenie zmiany umowy do Krajowego Rejestru Sądowego wyniesie:

• w systemie s24 – 300 złotych,
•  poza systemem s24 – 350 złotych.

Koszty związane z zapłatą podatków

Spółka z o.o. podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych, czyli CIT. Obecnie spółka może wybrać opodatkowanie zgodnie z zasadami ogólnymi CIT lub w ramach ryczałtu od dochodów spółek, nazywanym estońskim CIT. Obciążenia podatkowe spółki z o.o. zależą m.in. od sposobu jej opodatkowania, wielkości dochodów czy kwot wypłacanych ze spółki do wspólników.

Szerzej piszemy o tym w artykule: Jak jest opodatkowana spółka z o.o.?

Koszty związane z potrzebami administracyjnymi

Bieżące funkcjonowanie spółki z o.o. wiąże się również z koniecznością ponoszenia różnorakich kosztów administracyjnych, które ściśle uzależnione są od specyfiki prowadzonej działalności.

Najważniejsze z nich tworzą:

• opłaty związane z wynajmem biura siedziby,
• opłaty z tytułu użytkowania w nim koniecznych mediów, takich jak energia elektryczna, woda, gaz, sieć internetowa, wywóz śmieci, etc.,
• wydatki na umeblowanie, akcesoria biurowe oraz właściwe oprogramowanie sprzętu komputerowego,
• wydatki na marketing i reklamę, na przykład w mediach społecznościowych, druk materiałów promocyjnych, udział w targach i szkoleniach, etc.