Kiedy warto założyć spółkę z o.o. u notariusza? Umowa spółki w formie aktu notarialnego

Założenie spółki z o.o. przez Internet jest wygodne, ale dostępny w systemie S24 wzorzec umowy nie odpowiada potrzebom każdego biznesu. Portal S24 nie pozwala bowiem na jego swobodne modyfikowanie i dodawanie niestandardowych klauzul oraz na pokrycie kapitału zakładowego wkładami niepieniężnymi. Kiedy więc warto założyć spółkę z o.o. u notariusza? Na pytanie to odpowiadamy w niniejszym materiale.

Czy założenie spółki z o.o. wymaga wizyty u notariusza? Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – sporządzona w formie aktu notarialnego czy przez system S24?

O tym, jak założyć spółkę z o.o., wspominaliśmy na naszym blogu już kilkukrotnie. W tym kontekście szczególnie polecamy artykuł Jak otworzyć spółkę z o.o.? Założenie spółki z o.o. – przewodnik krok po kroku, w którym szczegółowo opisaliśmy cały ten proces.

Podsumowując zawarte tam informacje, wskazać należy, że do wyboru są dwie ścieżki:

• założenie spółki z o.o. przez Internet – dzięki portalowi S24,
• otwarcie spółki przy pomocy notariusza.

Pierwsza z opcji, co do zasady, jest przy tym szybsza, prostsza i tańsza (o jej kosztach więcej pisaliśmy w tekście Koszt założenia spółki z o.o. – ile wynosi rejestracja?).

Ma jednak swoje istotne ograniczenia. Opiera się bowiem na gotowym wzorcu umowy udostępnionym w systemie S24. Wspólnicy mogą tam uzupełnić wymagane dane i wybrać spośród dostępnych wariantów postanowień, ale nie mogą swobodnie zmienić treści umowy, w tym dodać własnych klauzul czy usunąć określonych, obowiązkowych zapisów.

Jeżeli jednak postanowienia wzorca umowy są dla nas wystarczające, to wizyta u notariusza nie jest konieczna i założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością poprzez portal S24 może okazać się dobrym pomysłem.

Kiedy natomiast warto przemyśleć założenie spółki u notariusza?

Gdy wspólnicy chcą pokryć kapitał zakładowy spółki aportem

Jedną z sytuacji, w których przy zakładaniu spółki potrzebny jest notariusz, jest chęć pokrycia udziałów wkładem niepieniężnym, czyli aportem. Może nim być przykładowo samochód, maszyna lub nieruchomość, ale także autorskie prawa majątkowe, prawa ochronne na znaki towarowe czy prawa z rejestracji wzorów przemysłowych.

Przy zakładaniu spółki w S24 kapitał zakładowy można bowiem pokryć wyłącznie wkładami pieniężnymi.

Jeżeli więc wspólnik chce objąć udziały w zamian za aport już na etapie tworzenia spółki, konieczne jest zawarcie umowy w formie aktu notarialnego.

Gdy trzeba zabezpieczyć interesy poszczególnych wspólników lub nadać im konkretne uprawnienia

Przed podpisaniem umowy warto ustalić nie tylko podział udziałów, lecz także rzeczywisty wpływ poszczególnych osób na decyzje dotyczące biznesu.

Indywidualnie przygotowana umowa może przy tym przewidywać między innymi odpowiednie kworum oraz podwyższone większości głosów potrzebne do podejmowania określonych uchwał (co pozwala lepiej zabezpieczyć udział wspólników mniejszościowych w najważniejszych firmowych decyzjach).

Może także przewidywać uprzywilejowanie udziałów – przykładowo w zakresie prawa głosu lub dywidendy. Możliwe jest także przyznanie w umowie spółki oznaczonemu wspólnikowi uprawnienia osobistego, np. w formie prawa powołania członka zarządu.

Takich rozwiązań nie można swobodnie dopisać do wzorca udostępnionego w portalu S24.

Gdy wspólnicy przewidują dopłaty lub dodatkowe obowiązki wobec spółki

Na etapie zakładania spółki warto zastanowić się też nad sposobem pokrywania jej przyszłych potrzeb finansowych. Jednym z rozwiązań są dopłaty wspólników.

Możliwość ich żądania wymaga jednak odpowiedniej podstawy w umowie spółki, z liczbowo określonym limitem w stosunku do udziału. Wzorzec S24 nie przewiduje takiego postanowienia.

Oprócz obowiązku dopłat w umowie spółki z o.o. zawartej w formie aktu notarialnego można przewidzieć także inne obowiązki wspólników, np. obowiązek wykonywania powtarzających się świadczeń niepieniężnych (o których mowa w art. 176 KSH) lub powstrzymywania się od działalności konkurencyjnej. Można w niej również szczegółowo uregulować zasady zbywania udziałów.

Gdy chcemy zaplanować przemyślaną sukcesję

Oprócz kwestii zbywania udziałów i szczególnych mechanizmów z tym związanych umowa spółki może także zakładać specjalne zasady wstępowania spadkobierców do spółki na miejsce zmarłego wspólnika.

Zgodnie z art. 183 KSH umowa może bowiem ograniczyć lub wyłączyć wstąpienie spadkobierców do spółki. W takim przypadku musi jednak określać warunki spłaty spadkobierców, którzy nie staną się wspólnikami. Brak takich postanowień powoduje bezskuteczność przewidzianego ograniczenia lub wyłączenia.

W umowie można również wyłączyć lub w określony sposób ograniczyć podział udziałów między spadkobierców. Pozwala to przeciwdziałać rozdrobnieniu udziałów, które mogłoby utrudniać podejmowanie decyzji i dalsze prowadzenie wspólnego biznesu.

Podsumowanie: Kiedy warto założyć spółkę z o.o. u notariusza? Umowa spółki w formie aktu notarialnego

Założenie spółki z o.o. u notariusza warto rozważyć przede wszystkim wtedy, gdy wspólnicy potrzebują umowy dostosowanej do indywidualnych zasad współpracy. Dotyczy to m.in. przyznania szczególnych uprawnień, ustalenia dodatkowych obowiązków, możliwości żądania dopłat czy zaplanowania sukcesji.

Umowa w formie aktu notarialnego jest też konieczna, jeżeli już przy zakładaniu spółki udziały mają zostać pokryte aportem.

Rejestracja przez system S24 może być natomiast wystarczająca, jeśli wspólnicy wnoszą wkłady pieniężne i akceptują rozwiązania dostępne w udostępnionym wzorcu umowy.

Podstawa prawna: art. 157–159, art. 174, art. 176–179, art. 182–183, art. 241 i art. 245–246 KSH.