Kto przygotowuje sprawozdanie finansowe spółki z o.o.? Kiedy zatwierdzić i jak przekazać do KRS?

Każda spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ma obowiązek sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego. To jedna z podstawowych formalności związanych z zamknięciem roku obrotowego. Mimo że wielu przedsiębiorców odkłada ten temat na później, warto pamiętać, że przekroczenie ustawowych terminów może prowadzić do dotkliwych konsekwencji, w tym grzywien, a w skrajnych przypadkach nawet do rozwiązania spółki przez sąd.

W tym artykule wyjaśniamy, kto odpowiada za przygotowanie dokumentu, kiedy należy go zatwierdzić, jak wygląda złożenie sprawozdania finansowego do KRS oraz co może się stać, gdy obowiązek ten nie zostanie wykonany w terminie.

Kto odpowiada za sporządzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego?

Za sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego odpowiada zarząd spółki. Przepisy ustawy o rachunkowości określają członków zarządu jako kierownika jednostki. W praktyce sam dokument najczęściej przygotowuje księgowa, biuro rachunkowe albo doradca podatkowy, jednak odpowiedzialność za jego treść i prawidłowość spoczywa właśnie na zarządzie.

Sprawozdanie przygotowuje się wyłącznie w postaci elektronicznej. Dokument musi zostać podpisany przez kierownika jednostki, czyli zarząd, a także przez osobę prowadzącą księgi rachunkowe. Do podpisania wykorzystuje się profil zaufany albo kwalifikowany podpis elektroniczny. Nie stosuje się już podpisów odręcznych.

W większości spółek z o.o. termin na sporządzenie i podpisanie sprawozdania finansowego upływa 31 marca, jeżeli rok obrotowy kończy się 31 grudnia.

Kolejnym etapem jest zatwierdzenie dokumentu przez wspólników. Odbywa się to podczas zwyczajnego zgromadzenia wspólników, na którym podejmowana jest uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego. Na tym samym zgromadzeniu wspólnicy decydują również o podziale zysku albo pokryciu straty.

Na zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego przewidziano 6 miesięcy od dnia bilansowego. Jeżeli dzień bilansowy przypada 31 grudnia, ostateczny termin zatwierdzenia mija 30 czerwca następnego roku.

Czym jest sprawozdanie finansowe spółki z o.o.?

Sprawozdanie finansowe to dokument przedstawiający sytuację majątkową i finansową spółki za dany rok obrotowy. Pokazuje ono m.in. wartość majątku przedsiębiorstwa, wysokość zobowiązań, osiągnięte przychody, poniesione koszty oraz końcowy wynik finansowy, czyli zysk albo stratę.

W skład sprawozdania finansowego wchodzą przede wszystkim:

• bilans, który przedstawia aktywa i pasywa na dzień kończący rok obrotowy,
• rachunek zysków i strat, obejmujący przychody, koszty oraz wynik działalności,
• informacja dodatkowa, zawierająca objaśnienia i uzupełnienie danych finansowych.

W niektórych przypadkach, gdy sprawozdanie podlega badaniu przez biegłego rewidenta, konieczne jest również przygotowanie zestawienia zmian w kapitale własnym oraz rachunku przepływów pieniężnych.

Kiedy trzeba złożyć sprawozdanie finansowe do KRS i jak to zrobić?

Po zatwierdzeniu sprawozdania przez wspólników zarząd ma 15 dni na przekazanie dokumentów do Krajowego Rejestru Sądowego. Co do zasady zgłoszenie w Repozytorium Dokumentów Finansowych jest bezpłatne. Wyjątek stanowi tryb składania dokumentów przez system S24, który wiąże się z opłatą.

Do KRS należy przekazać komplet wymaganych dokumentów. Zazwyczaj są to:

• sprawozdanie finansowe,
• uchwała o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego,
• uchwała o podziale zysku albo pokryciu straty.

W niektórych sytuacjach konieczne może być także dołączenie sprawozdania z działalności spółki, opinii biegłego rewidenta, sprawozdania z badania albo innych dokumentów wymaganych przepisami.

Obecnie sprawozdanie finansowe składa się wyłącznie elektronicznie, w formacie XML. Plik można przygotować przy użyciu aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Finansów, a samo zgłoszenie wysyła się przez Repozytorium Dokumentów Finansowych.

Procedura wygląda następująco:

• należy posiadać profil zaufany albo kwalifikowany podpis elektroniczny,
• trzeba utworzyć konto w systemie eKRS,
• po zalogowaniu wyszukuje się spółkę po numerze KRS,
• następnie wskazuje się okres, którego dotyczy sprawozdanie, i dodaje odpowiednie pliki,
• kolejnym krokiem jest złożenie oświadczenia, że dokumenty zostały podpisane przez uprawnione osoby,
• na końcu zgłoszenie trzeba zweryfikować, podpisać elektronicznie i wysłać do repozytorium.

Istnieje również możliwość złożenia dokumentów za pośrednictwem systemu S24. Ten tryb dotyczy sytuacji, w których osoba uprawniona do reprezentacji spółki nie ma ujawnionego numeru PESEL w KRS.

Co grozi za brak złożenia sprawozdania finansowego?

Niedopełnienie obowiązków związanych ze sprawozdaniem finansowym może wywołać poważne skutki dla spółki i członków jej zarządu. Sąd rejestrowy może wezwać do złożenia dokumentów w terminie 7 dni pod rygorem nałożenia grzywny. Jeżeli wezwanie nie przyniesie efektu, możliwe jest zastosowanie dalszych sankcji, w tym grzywny albo kary ograniczenia wolności wobec członków zarządu.

W przypadku spółek, które nie składają sprawozdań przez dwa kolejne lata obrotowe, sąd może wszcząć postępowanie zmierzające do rozwiązania podmiotu z urzędu. Brak zatwierdzonego sprawozdania może także uniemożliwić wypłatę dywidendy wspólnikom. Dodatkowo taka sytuacja bywa niekorzystnie oceniana przez banki lub firmy leasingowe podczas analizy wniosków finansowych. Nierzadko może też zwrócić uwagę organów podatkowych.

Sprawozdanie finansowe spółki z o.o.

Sprawozdanie finansowe spółki z o.o. to obowiązkowy dokument podsumowujący działalność firmy za dany rok obrotowy. Zarząd odpowiada za jego sporządzenie, wspólnicy za zatwierdzenie, a po zakończeniu tych etapów dokumenty trzeba jeszcze przekazać do KRS w odpowiednim terminie.

Prawidłowe przygotowanie sprawozdania i skompletowanie wymaganych uchwał ma duże znaczenie dla sprawnego zamknięcia roku w spółce. Jeżeli potrzebne jest wsparcie przy sporządzeniu dokumentacji, przygotowaniu uchwał lub złożeniu dokumentów do KRS, warto skorzystać z pomocy specjalistów, którzy przeprowadzą cały proces od początku do końca.

Podstawa prawna: art. 19e ustawy o KRS, art. 45 ust. 2, art. 52–53 i art. 69 ustawy o rachunkowości, art. 231 § 2 pkt 1 k.s.h.