Sprawozdanie zarządu – co powinno zawierać?

Sprawozdanie zarządu z działalności spółki z o.o. to dokument przedstawiający najważniejsze informacje dotyczące działalności spółki, jej sytuacji majątkowej i finansowej, osiągniętych wyników, ryzyk oraz przewidywanego rozwoju.

Formalna nazwa tego dokumentu to sprawozdanie z działalności jednostki. W przypadku spółki z o.o. za jego sporządzenie odpowiada zarząd.

Warto wiedzieć, co powinno zawierać sprawozdanie zarządu, kto musi je sporządzić i kiedy można skorzystać z ustawowych uproszczeń.

Czym jest sprawozdanie zarządu z działalności?

Zgodnie z art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości spółki kapitałowe sporządzają sprawozdanie z działalności wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym.

Sprawozdanie z działalności nie powinno być jednak kopią sprawozdania finansowego. Jego zadaniem jest przedstawienie szerszego obrazu działalności przedsiębiorstwa oraz wyjaśnienie najważniejszych informacji dotyczących jego funkcjonowania, wyników i perspektyw.

Sprawozdanie powinno przedstawiać istotne informacje o stanie majątkowym i sytuacji finansowej spółki, w tym ocenę osiąganych efektów oraz wskazanie czynników ryzyka i opis zagrożeń.

Kto sporządza sprawozdanie z działalności spółki?

Za sporządzenie sprawozdania z działalności odpowiada kierownik jednostki, którym w przypadku spółki z o.o. jest zarząd.

Księgowość może oczywiście przygotować dane finansowe i pomóc w opracowaniu dokumentu, ale odpowiedzialność za jego prawidłowe sporządzenie spoczywa właśnie na zarządzie.

Jest to istotne, ponieważ sprawozdanie obejmuje nie tylko informacje księgowe, ale również kwestie dotyczące działalności operacyjnej, ryzyka, rozwoju czy istotnych zdarzeń.

Co powinno zawierać sprawozdanie zarządu?

Podstawowy zakres informacji określa art. 49 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Zgodnie z nim sprawozdanie powinno obejmować istotne informacje o stanie majątkowym i sytuacji finansowej spółki, w tym ocenę uzyskiwanych efektów oraz wskazanie czynników ryzyka i opis zagrożeń, a w szczególności informacje dotyczące:

• istotnych zdarzeń, które miały wpływ na działalność spółki w roku obrotowym;
• istotnych zdarzeń, które nastąpiły po zakończeniu roku obrotowego, a przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego;
• przewidywanego rozwoju spółki;
• ważniejszych osiągnięć w dziedzinie badań i rozwoju;
• aktualnej i przewidywanej sytuacji finansowej;
• udziałów własnych;
• posiadanych przez spółkę oddziałów lub zakładów;
• instrumentów finansowych – w zakresie związanego z nimi ryzyka oraz przyjętych przez spółkę celów i metod zarządzania ryzykiem finansowym, w tym stosowanych zabezpieczeń.

Zakres informacji powinien być dostosowany do charakteru i skali działalności konkretnej spółki.

Istotne zdarzenia w działalności spółki

W sprawozdaniu warto wskazać najważniejsze wydarzenia, które wpłynęły na działalność przedsiębiorstwa.

Mogą to być np. istotne inwestycje, zawarcie lub utrata ważnych kontraktów, zmiana modelu działalności, restrukturyzacja, istotne spory sądowe czy zmiany sytuacji rynkowej.

Należy uwzględnić również istotne zdarzenia, które wystąpiły po zakończeniu roku obrotowego, ale przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego.

Przewidywany rozwój spółki

Sprawozdanie powinno również przedstawiać przewidywany rozwój spółki. Nie oznacza to konieczności sporządzania szczegółowego biznesplanu. Należy jednak wskazać najważniejsze kierunki dalszej działalności, np. planowane inwestycje, rozwój produktów lub usług, wejście na nowe rynki czy istotne zmiany organizacyjne.

Informacje te powinny być konkretne i odnosić się do rzeczywistych planów spółki.

Sytuacja finansowa i ryzyka

Jednym z najważniejszych elementów dokumentu jest przedstawienie aktualnej i przewidywanej sytuacji finansowej spółki.

W zależności od charakteru działalności można omówić m.in.:

• przychody i ich zmianę;
• wynik finansowy;
• najważniejsze koszty;
• płynność finansową;
• poziom zadłużenia;
• źródła finansowania;
• istotne inwestycje.

Sprawozdanie powinno również wskazywać czynniki ryzyka i zagrożenia związane z działalnością spółki.

Mogą to być np. ryzyka związane z utratą kluczowych klientów, zmianami cen surowców, ryzykiem kursowym i kredytowym, utratą płynności, zmianami przepisów czy rosnącą konkurencją.

Zakres opisywanych ryzyk powinien odpowiadać rzeczywistej działalności i sytuacji spółki.

Wskaźniki finansowe i niefinansowe

Jeżeli jest to istotne dla oceny rozwoju, wyników i sytuacji spółki, sprawozdanie powinno zawierać również kluczowe finansowe i niefinansowe wskaźniki efektywności.

Mogą nimi być m.in. dynamika przychodów, rentowność sprzedaży, poziom zadłużenia, wartość sprzedaży czy wybrane wskaźniki dotyczące zatrudnienia.

W odpowiednich przypadkach informacje niefinansowe mogą obejmować także zagadnienia pracownicze i dotyczące środowiska naturalnego.

Informacje o udziałach własnych

Sprawozdanie powinno też zawierać wymagane informacje o udziałach własnych spółki. Dotyczy to zarówno udziałów nabytych lub zbytych w danym roku obrotowym, jak i udziałów nabytych wcześniej i nadal posiadanych przez spółkę.

W szczególności należy wskazać m.in. przyczynę nabycia udziałów, ich liczbę i wartość nominalną, część kapitału zakładowego, którą reprezentują, oraz informacje dotyczące odpłatnego nabycia lub zbycia.

Jeżeli spółka nie posiadała udziałów własnych, warto wskazać tę okoliczność wprost.

Czy każda spółka z o.o. musi sporządzać sprawozdanie zarządu?

Nie w każdym przypadku. Ustawa o rachunkowości przewiduje uproszczenia dla jednostek mikro i jednostek małych. Po spełnieniu ustawowych warunków mogą one zostać zwolnione z obowiązku sporządzania sprawozdania z działalności.

Nie oznacza to jednak, że każda mała spółka automatycznie korzysta ze zwolnienia.

Przed rezygnacją ze sporządzania dokumentu należy sprawdzić, czy spółka spełnia warunki określone w art. 49 ust. 4 i 5 ustawy o rachunkowości oraz czy podjęto wymaganą decyzję o zastosowaniu uproszczenia.

Sprawozdanie zarządu a sprawozdanie finansowe

Sprawozdanie z działalności i sprawozdanie finansowe są odrębnymi dokumentami.

Sprawozdanie finansowe przedstawia przede wszystkim dane dotyczące sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego. Sprawozdanie z działalności daje natomiast szerszy obraz funkcjonowania spółki.

Więcej informacji o sporządzaniu, zatwierdzaniu i składaniu dokumentów rocznych znajdziesz w artykule Sprawozdanie finansowe spółki z o.o. – kto je przygotowuje, kiedy zatwierdzić i jak przekazać do KRS?.

Oba dokumenty powinny być ze sobą spójne. Jeżeli informacje zawarte w sprawozdaniu z działalności są powiązane z wartościami wykazanymi w rocznym sprawozdaniu finansowym, należy zamieścić odniesienia do odpowiednich kwot oraz dodatkowe wyjaśnienia dotyczące tych kwot.

W jakiej formie sporządza się sprawozdanie zarządu?

W przypadku podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS sprawozdanie z działalności sporządza się w postaci elektronicznej.

Dokument opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

Sprawozdanie z działalności jest następnie składane do Repozytorium Dokumentów Finansowych wraz z dokumentami dotyczącymi rocznego sprawozdania finansowego.

Kiedy sporządza się sprawozdanie zarządu?

Sprawozdanie z działalności sporządza się wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym.

Jeżeli rok obrotowy spółki pokrywa się z rokiem kalendarzowym, dokumenty powinny zostać sporządzone, co do zasady, do 31 marca następnego roku.

Roczne sprawozdanie finansowe powinno zostać zatwierdzone nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego. Dla spółki, której rok obrotowy kończy się 31 grudnia, termin ten przypada, co do zasady, 30 czerwca.

Podsumowanie: sprawozdanie zarządu – co powinno zawierać?

Sprawozdanie zarządu z działalności spółki z o.o. powinno przedstawiać najważniejsze informacje dotyczące działalności spółki, jej sytuacji finansowej, wyników, ryzyk oraz przewidywanego rozwoju.

Najważniejsze elementy to zwłaszcza istotne zdarzenia, sytuacja finansowa, przewidywany rozwój, czynniki ryzyka i zagrożenia, a w odpowiednich przypadkach również wskaźniki finansowe i niefinansowe oraz informacje o udziałach własnych.

Za sporządzenie dokumentu odpowiada zarząd, a spółki spełniające warunki dotyczące jednostek mikro lub małych mogą w określonych przypadkach skorzystać z uproszczenia polegającego na zwolnieniu z obowiązku sporządzania sprawozdania z działalności.

Przeczytaj również na Czas na spółkę

• Sprawozdanie finansowe spółki z o.o. – kto je przygotowuje, kiedy zatwierdzić i jak przekazać do KRS?

Podstawa prawna

• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości, w szczególności:
• art. 49 ust. 1 – obowiązek sporządzenia sprawozdania z działalności;
• art. 49 ust. 2 – zakres informacji zawartych w sprawozdaniu;
• art. 49 ust. 3 – informacje dotyczące wskaźników finansowych i niefinansowych;
• art. 49 ust. 3a – odniesienia do kwot wykazanych w sprawozdaniu finansowym oraz dodatkowe wyjaśnienia;
• art. 49 ust. 4 i 5 – uproszczenia dla jednostek mikro i małych;
• art. 49 ust. 7 – elektroniczna postać sprawozdania z działalności.