Jaka księgowość w spółce z o.o.?

Jaką księgowość prowadzi w Polsce spółka z ograniczoną odpowiedzialnością? Przedstawiamy najważniejsze obowiązki wynikające z obowiązujących przepisów prawa.

Wady i zalety spółki z ograniczoną odpowiedzialnością? Obowiązek przedsiębiorcy prowadzenia pełnej księgowości spółki z o.o.

Z jednej strony ograniczona odpowiedzialność wspólników, często bardziej profesjonalny i wiarygodny wizerunek w oczach kontrahentów i inwestorów, elastyczność w zakresie udziałów i struktury czy możliwości wyboru korzystnych rozwiązań podatkowych (na czele z estońskim CIT-em). Z drugiej natomiast podwójne opodatkowanie zysków, czasochłonny proces rejestracji, możliwa odpowiedzialność członków zarządu oraz wyższe koszty prowadzenia i liczne formalności – w tym również te związane z koniecznością prowadzenia pełnej księgowości.

Powyższe to tylko niektóre wady i zalety spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, o których szerzej pisaliśmy w artykule Wady i zalety spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

W niniejszym artykule skupimy się przy tym na jednej z najczęściej wskazywanych niedogodności tej formy prowadzenia biznesu, a więc obowiązku prowadzenia przez nią pełnej księgowości.

Czym jest pełna księgowość dla spółki z o.o.?

Pełna księgowość, nazywana inaczej także prowadzeniem ksiąg rachunkowych, to złożona forma ewidencji, która zakłada odnotowywanie wszystkich operacji gospodarczych danego podmiotu w formie chronologicznych i systematycznych zapisów. Takie działanie pozwala na kompleksową analizę sytuacji majątkowej i finansowej danej firmy oraz uzyskanie szczegółowego obrazu jej przychodów, kosztów, należności i zobowiązań.

Każdy przedsiębiorca, który nie jest zobowiązany do prowadzenia ksiąg rachunkowych, może dobrowolnie zdecydować się na to rozwiązanie, zawiadamiając o tym właściwy urząd skarbowy. Może być to szczególnie pożądane dla biznesów, którym zależy na wysokiej kontroli nad własnymi przychodami i kosztami oraz wysokiej transparentności (co z kolei może ułatwić na przykład pozyskanie przyszłego finansowania).

Ustawa o rachunkowości nakłada natomiast obowiązek prowadzenia pełnej księgowości na szereg podmiotów, wymienionych w ustępie 1 artykułu 2. Wśród nich znajdują się między innymi spółki handlowe (zarówno osobowe, jak i kapitałowe, a także spółki w organizacji) – a co za tym idzie: również spółki z o.o.

Na czym polega i co obejmuje pełna księgowość w spółce z o.o.? Pełne księgi rachunkowe w przypadku spółki z o.o.

Księgi rachunkowe to forma znacznie bardziej złożona niż księgowość uproszczona. Obejmuje przy tym prowadzenie:

• dziennika ksiąg rachunkowych (w którym chronologicznie zapisywane są wszystkie operacje gospodarcze firmy),
• księgi głównej (obejmującej konta syntetyczne służące ewidencji operacji gospodarczych),
• ksiąg pomocniczych (uszczegóławiających zapisy z księgi głównej),
• zestawienia obrotów i sald (kont księgi głównej oraz ksiąg pomocniczych),
• wykazu wszystkich składników aktywów i pasywów firmy (czyli tak zwanego inwentarza).

Pamiętać przy tym należy, że pełna księgowość zakłada księgowanie nie tylko faktur (kosztowych oraz przychodowych), ale także wszelkich innych operacji gospodarczych dotyczących działalności danej spółki (w tym zaliczek, odszkodowań czy diet).

Roczne sprawozdanie finansowe spółki z o.o.

Oprócz powyższego prowadzenie ksiąg rachunkowych oznacza także konieczność corocznego sporządzania i składania sprawozdań finansowych, które przedstawiają sytuację majątkową i finansową przedsiębiorstwa w danym roku obrotowym.

Więcej o sprawozdaniu finansowym, a także o tym, kto je przygotowuje i zatwierdza, pisaliśmy w artykule Kto przygotowuje sprawozdanie finansowe spółki z o.o.? Kiedy zatwierdzić i jak przekazać do KRS? do którego lektury serdecznie zapraszamy.

Podsumowanie: Jaka księgowość w spółce z o.o.?

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości spółka z o.o. zobowiązana jest do prowadzenia pełnej księgowości.

Pełna księgowość to natomiast inaczej księgi rachunkowe, które obejmują: dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald oraz inwentarz.

Oprócz tego spółka z o.o. pamiętać musi również o konieczności księgowania wszelkich operacji gospodarczych dotyczących działalności spółki oraz o regularnym sporządzaniu sprawozdań finansowych.

Poszukujesz wsparcia przy księgowości spółki z o.o.? W takim razie zapraszamy do sprawdzenia naszych usług w tym zakresie. Oferujemy nowoczesną księgowość dla spółek, łącząc ją z bieżącym doradztwem podatkowym i prawnym.

Q&A, czyli najczęściej zadawane pytania dotyczące księgowości w spółce z o.o.

Jaką księgowość prowadzi spółka z o.o.?

Spółka z o.o. ma ustawowy obowiązek prowadzenia pełnej księgowości (czyli ksiąg rachunkowych).

Czym różni się pełna księgowość od księgowości uproszczonej?

Księgowość uproszczona w zależności od wybranego sposobu opodatkowania przyjmuje formę Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów, ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych lub karty podatkowej (choć ta ostatnia nie jest już możliwa do wyboru dla nowych podatników). Pełna księgowość oznacza natomiast prowadzenie ksiąg rachunkowych obejmujących: dziennik ksiąg rachunkowych, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald oraz inwentarz.

Czy można samodzielnie prowadzić księgowość w spółce z o.o. czy potrzebny jest księgowy lub biuro rachunkowe?

Choć żadne przepisy nie zabraniają spółce z o.o. samodzielnego prowadzenia pełnej księgowości, to taka decyzja przy braku posiadania odpowiedniej wiedzy z zakresu rachunkowości, może być ryzykowna i doprowadzić do negatywnych skutków związanych z ewentualnymi błędami. Rekomenduje się więc skorzystanie z usług doświadczonego biura rachunkowego lub księgowego.

Podstawa prawna: art. 2, art. 4, art. 11, art. 13-18, art. 45, art. 52-53, art. 69 ustawy o rachunkowości.